Fehlende Transparenz? So gewinnen Teamleiter & Teams wieder den Durchblick

Herrscht in Ihrem Team und darüber hinaus bei allen absolute Klarheit über Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Informationswege und Vertretungsregelungen? Falls ja, Glückwunsch! Falls nein, sind Sie zumindest in großer Gesellschaft.

In vielen Teams gibt es immer wieder Unklarheiten darüber, wer sich um welche Aufgaben kümmert, wer für was verantwortlich ist, wer über was informiert werden muss und dann noch: Wer macht was, wenn derjenige im Urlaub ist oder krank.

Nicht nur neuen Teammitgliedern, oft allen und auch den Teamleitern fehlt der Überblick. So kommt es immer wieder zu Abstimmungsbedarf darüber, wer welche Aufgabe im Alltag erledigt. To-Dos werden von einem zum anderen geschoben, bis sich endlich jemand erbarmt. Oder nach dem Motto „Manche Dinge muss man so lange vor sich herschieben, bis man sie endlich vergessen hat“ macht es keiner.

Wenn mangelnde Transparenz schon im Alltag zu Schwierigkeiten führt, macht sie sich erst recht bemerkbar, wenn ein Teammitglied Urlaub hat oder – extremer, weil unangekündigt – spontan krank wird. Dann bleiben wichtige Dinge liegen, können keine verlässlichen Auskünfte mehr gegeben werden und an den Schnittstellen zu anderen Beteiligten hakt es gewaltig. Die negativen Auswirkungen des internen Durcheinanders wirken auch nach außen.

Was also tun?

Erstellen Sie im Team eine Matrix. Eine klassische RACI-Matrix sieht folgende Eintragungen vor:

• R für responsible, also zuständig
• A für accountable, also verantwortlich
• C für consulted, also beratend
• I für informed, also informiert

Jede Aufgabe, jedes Projekt oder einzelne Projektschritte werden in je eine Zeile eingetragen. Die Mitarbeitenden erhalten jeder eine Spalte. Und je nach Aufgabe und Rolle steht dann in der Matrix ein R, ein A, ein C oder ein I.

Ein paar Regeln dazu:

• in jeder Zeile muss ein R vergeben werden. Wenn das Team dazu neigt, mehrere Rs in eine Zeile einzutragen, kann die Aufgabe vielleicht noch in Teilaufgaben unterteilt werden.
• jede Aufgabe muss einen Verantwortlichen A bekommen, sonst fühlt sich keiner verantwortlich und diesen „keiner“ gibt es selten 😉.
• A und R kann auch auf dieselbe Person fallen, das ist ok.
• gibt es niemanden C für eine Aufgabe? Wenn alle Kenntnisse und Fähigkeiten bei R oder A liegen, ok.
• tut sich das Team schwer, Is zu vergeben, überlegt es besser noch einmal, wie hier der Informationsfluss laufen sollte.
• nicht jedes Feld der Matrix muss ausgefüllt werden, denn die Übersicht ist genau dafür da, zuzuweisen und abzugrenzen.

Meiner Erfahrung nach ist es sinnvoll, die RACI-Matrix um weitere Buchstaben zu ergänzen. Dann wird zusätzlich für jede Aufgabe festgelegt, ob sie von einer Vertretung übernommen werden muss, wenn beispielsweise R nicht da ist oder A ausfällt. Dazu wird entschieden, wer diese Vertretung übernimmt oder ob die Aufgabe so lange ruhen kann.

Einen weiteren Vorteil bietet so eine Übersicht, wenn ein Teammitglied das Team verlässt. Auf einen Blick wird klar, welche Projekte oder Aufgaben jetzt unerledigt bleiben und in welche Gebiete ein neuer Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden muss. Einmal erstellte Prozessdiagramme mit Checklisten erleichtern die Vertretung und Einarbeitung zusätzlich.

Jetzt wünsche ich Ihnen ganz viel Durchblick und freue mich auf Ihre Erfahrungen und Fragen!

Ihre Nicola Haas

Im Team-Training „Fahrt aufnehmen mit der Crew – alleine gut, im Team unschlagbar!“ tauchen wir tiefer ein in dieses und andere Themen, die die Zusammenarbeit in Ihrem Team erleichtern und voranbringen.

Fahrt aufnehmen mit der Crew bringt Ihnen folgende Ergebnisse: 

• Ihr Team ist stark fürs Unternehmen
• Jeder Einzelne bringt sich mit seinen Stärken ein
• Alle richten ihr Handeln an den gemeinsamen Zielen aus
• Das Wesentliche – nicht die Missverständnisse und Reibereien untereinander – steht wieder im Vordergrund
• Die Prioritäten werden neu gesetzt
• Alle Teammitglieder wissen und akzeptieren, dass jede/r einzelne anders tickt und kommuniziert, und dass genau dies eine große Chance für den gemeinsamen Erfolg ist
• Jedes Teammitglied erkennt, was es persönlich für den Erfolg der Zusammenarbeit tun kann
• Jeder hat Methoden an der Hand, seine Aufgaben stressfrei umzusetzen
• Das Team arbeitet harmonischer zusammen
• Konstruktives Feedback wird genutzt, um gemeinsam besser zu werden
• Außenwirkung: Ein funktionierendes Team, das untereinander kommuniziert, zusammenhält und sich unterstützt, wirkt auch nach außen hin zu Kunden und Geschäftspartnern vertrauenserweckend und kompetent. Mit so einem Team arbeitet jeder gerne zusammen!